Come funziona il modulo
Quattro passaggi automatici: dall’email del cliente all’ordine pronto per l’approvazione nel tuo sistema gestionale ERP.
Step 01 – Email ricevuta
Il cliente invia l’ordine in linguaggio naturale (testo libero, senza formato imposto).
Step 02 – Analisi LLM
Il Large Language Model estrae codici articolo, quantità, taglie, colori e prezzi dal testo naturale dell’email.
Step 03 – Controllo prezzi
Verifica incrociata automatica tra i prezzi indicati nell’email e il listino presente nel gestionale ordini, in ERP o nel tuo portale Agenti, con la possibilità di scatenare avvisi automatici in caso di discrepanze.
Step 04 – Bozza in ERP
Bozza ordine inserita nel gestionale. L’agente riceve notifica, valida i dati e approva con un click. Solo dopo l’ordine cambia stato.
Il tuo ufficio commerciale passa ore a trascrivere gli ordini nel gestionale?
In un contesto B2B, gli ordini arrivano via email in forma libera e conversazionale. Trasformarli manualmente in dati strutturati per il gestionale è lento, ripetitivo e pieno di rischi.
⏱ Tempo sprecato in attività non di vendita
I commerciali dedicano fino al 40% del loro tempo a inserimento dati, configurazione offerte e attesa approvazioni interne — invece di vendere.
❌ Errori di trascrizione e discrepanze prezzi
Copiare manualmente codici articolo, quantità e prezzi da un’email a un gestionale è una fonte continua di errori: ordini sbagliati, prezzi non allineati al listino, resi costosi.
🐢 Time-to-Quote lento, trattative perse
Ore o giorni per convertire una richiesta in un ordine confermato: trattative rallentate e clienti che si rivolgono alla concorrenza più reattiva.
🧩 Dati non strutturati impossibili da automatizzare
Con il software tradizionale, un’email in linguaggio naturale non può essere importata automaticamente: il gestionale richiede dati strutturati (JSON, codici esatti, campi predefiniti).
Da testo libero a dato strutturato per il tuo ERP
Il modello LLM identifica le entità semantiche nell’email — anche con linguaggio informale, abbreviazioni o formati misti — e le mappa sugli attributi dell’ordine nel gestionale.
In pratica trasforma in pochi minuti un’email in linguaggio naturale in un file json capace di essere letto dal o dai tuoi DB.
INPUT – Email del cliente (testo naturale)
|
Da: mario.rossi@clienteXYZ.it Oggetto: ordine marzo Ciao, vi mando l’ordine di marzo come sempre. – 50 pz del ref. TK-2240 (tg. M, colore blu) – 30 pz del TK-2240 tg. L stesso colore – TK-3310 x 20, nero, tg. XL – 100 pz TK-1100 standard I prezzi sono quelli del ns. accordo quadro. Grazie |
OUTPUT — Bozza ordine generata dall’AI (JSON → ERP)
|
// Ordine creato in stato: BOZZA “status”: “draft”, “customer_code”: “C-0842”, “price_list”: “quadro_XYZ_2025”, “lines”: [ { “sku”:”TK-2240″, “size”:”M”, “color”:”BLU”, “qty”:50, “price_check”:”OK” }, { “sku”:”TK-2240″, “size”:”L”, “color”:”BLU”, “qty”:30, “price_check”:”OK” }, { “sku”:”TK-3310″, “size”:”XL”, “color”:”NERO”, “qty”:20, “price_check”:”OK” }, { “sku”:”TK-1100″, “qty”:100, “price_check”:”OK” } ], “requires_approval”: true, “agent_notified”: true |
Ogni dettaglio del processo sotto controllo
Il modulo non è una semplice estrazione dati: integra le logiche commerciali aziendali, il workflow di approvazione e i controlli incrociati con il tuo ERP o qualunque sistema di gestione ordini.
01 – Lettura semantica delle email con LLM
Il Large Language Model comprende linguaggio naturale, abbreviazioni e formati non standard. Riconosce entità rilevanti: codice articolo, linea prodotto, taglia, colore, quantità e riferimenti ad accordi commerciali specifici.
02 – Inserimento in stato bozza + workflow agente
L’ordine viene sempre creato in bozza. L’agente riceve notifica, controlla i dati estratti e approva con un click. Il workflow è configurabile in base alle regole aziendali: soglie importo, tipologia cliente, eccezioni.
03 – Controllo prezzi in tempo reale contro listino ERP
Ogni riga d’ordine viene verificata contro il listino nell’ERP. In caso di discrepanza, il sistema genera un avviso immediato e blocca la riga fino all’autorizzazione esplicita dell’agente.
04 – Integrazione con qualsiasi ERP via API REST
Architettura API-first sviluppata da Antha Srl. Compatibile con i principali ERP italiani e internazionali tramite REST, SOAP o GraphQL in base al sistema già in uso in azienda.
05 — Mappatura gerarchica: linea prodotto → variante → quantità
Il modulo gestisce strutture d’ordine complesse: non solo ‘codice + quantità’ ma gerarchie articolate — categoria → sottocategoria → SKU → varianti multiple (taglia, colore, finitura) → quantità per variante. Adatto a moda, industria, edilizia e distribuzione specializzata.
Numeri che parlano da soli
L’automazione dell’inserimento degli ordini non è solo risparmio di tempo. È un impatto diretto sul ciclo di vendita, sulla qualità dei dati e sulla capacità competitiva.
40%
Tempo commerciale non dedicato alla vendita
Benchmark
2 min
Per un ordine da 100 righe (vs 20–40 manuali)
Stima Antha
95%
Di riduzione di lavoro manuale per il tuo team
Banchmark
0
Di errori di trascrizione
Banchmark
Area di impatto |
Metrica |
Valore |
Fonte |
| Produttività commerciale | Tempo in attività non di vendita | fino al 40% | Benchmark B2B |
| Velocità di risposta | Riduzione del Time-to-Quote | da ore a min | Stima oper. |
| Efficienza operativa | Ordine 100 righe (email → bozza ERP) | 2–3 minuti | Stima Antha |
| Riduzione costi | Costi operativi gestione ordini | 95%+ | Benchmark |
| Elaborazione ordini | Riduzione tempi vs inserimento manuale | fino al 30% | Ricerca sett. |
Domande frequenti
Tutto quello che vuoi sapere sul modulo, sull’integrazione ERP e sul workflow di approvazione.
Il modulo funziona anche con ordini arrivati via PDF o Excel allegato?
Sì. Il modulo può essere esteso per gestire allegati strutturati (Excel, PDF con dati tabellari) oltre al testo libero delle email. Antha valuta caso per caso durante l’analisi preliminare gratuita.
Quanto tempo ci vuole per convertire un ordine da 100 righe?
Il tempo medio di conversione per un ordine da 100 righe è di 2–3 minuti, contro i 20–40 minuti tipici dell’inserimento manuale (stima interna Antha).
Con quali ERP si integra il modulo?
Architettura API-first agnostica rispetto al gestionale. Antha ha esperienza con TeamSystem, SAP, Zucchetti, AS400 e sistemi custom. Per sistemi legacy senza API, Antha sviluppa connettori su misura.
L'agente può bloccare o modificare l'ordine prima della conferma?
Sì. L’ordine è sempre in bozza. L’agente può modificare quantità, correggere discrepanze di prezzo e aggiungere note. Solo dopo l’approvazione l’ordine cambia stato nel gestionale.
I dati degli ordini e le email dei clienti sono al sicuro?
Antha adotta Security by Design su tutte le integrazioni API, in conformità con GDPR e OWASP API Security. L’architettura può essere ospitata on-premise o Google Cloud in base alle policy aziendali.
Quanto costa il modulo?
Sviluppato su misura in base al gestionale, al catalogo e al volume ordini. Antha offre preventivo a corpo (costo fisso) dopo analisi preliminare gratuita.
Smetti di trascrivere ordini.
torna a vendere.
Richiedi una demo gratuita del modulo Ordini B2B AI di Aska. Analizziamo il tuo flusso attuale e ti mostriamo come funziona integrato con il tuo gestionale.
Parla con un nostro esperto
Sei interessato alle nostre soluzioni? Manda una mail o chiamaci per parlarne direttamente con un membro del nostro team. Siamo a tua disposizione per rispondere a ogni domanda.
Il nostro team è disponibile dal Lun al Ven, 9:00-18:00
Chiama
39 02 8128 9036
info@antha.it